Sammanfattning
Varje affärshändelse ska ha en verifikation. Enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen ska den visa när den sammanställts, när affärshändelsen inträffade, vad den avser, belopp, motpart och ett verifikationsnummer eller annan identifiering. Ett kvitto eller en faktura är underlaget, verifikationen är underlaget tillsammans med konteringen.
Bokföringen ska kunna följas från affärshändelse till rapport och tillbaka. Det är verifikationen som gör det möjligt.
Lagens krav
En verifikation ska enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen innehålla:
- datum när den sammanställdes,
- datum när affärshändelsen inträffade,
- vad affärshändelsen avser,
- belopp,
- motpart,
- verifikationsnummer eller annan identifiering som gör att den kan kopplas till bokföringen.
Hänvisning till underlag som finns någon annanstans räcker, till exempel ett avtal som styr en återkommande hyra. Alla uppgifter behöver alltså inte stå på själva kvittot.
Underlag och verifikation
Kvittot från leverantören är ett underlag. Verifikationen är kvittot plus de uppgifter företaget själv tillför: nummer, datum för bokföringen och kontering. I ett bokföringsprogram skapas verifikationen när underlaget bifogas och konteringen sparas.
Varje verifikation ska ha ett unikt nummer i en obruten serie. Flera serier är tillåtna, till exempel en för leverantörsfakturor och en för lön. Luckor i en serie ska kunna förklaras.
Moms
För att få dra av ingående moms krävs en faktura som uppfyller momslagens krav, bland annat säljarens momsregistreringsnummer, momsbeloppet och momssatsen. Ett kortkvitto utan dessa uppgifter räcker för kostnaden men inte för momsavdraget. Kassakvitton under 4 000 kr inklusive moms får vara förenklade fakturor.
När underlaget saknas
Ett tappat kvitto ersätts i första hand med en kopia från leverantören. Om det inte går upprättas en egen verifikation med uppgift om vad som köpts, av vem, när och till vilket belopp, och varför originalet saknas. Bifoga kontoutdraget. Momsavdrag medges i regel inte utan faktura.
Exempel
| Fält | Innehåll |
|---|---|
| Verifikation | A 214 |
| Bokförd | 2026-11-03 |
| Affärshändelse | 2026-10-29 |
| Text | Skrivarpapper och toner, Kontorsbolaget AB |
| Underlag | Faktura 88412, bifogad |
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 5460 Förbrukningsmaterial | 1 480 | |
| 2641 Ingående moms | 370 | |
| 2440 Leverantörsskulder | 1 850 |
Frågor och svar
Får jag rätta en bokförd verifikation?
Nej, inte genom att ändra den. Rättelse görs med en ny verifikation som anger vad som rättas och när. Se Fel i bokföringen.
Räcker ett foto av kvittot?
Ja. Sedan den 1 juli 2024 får pappersoriginalet förstöras när det har överförts till digital form, förutsatt att kopian är läsbar och bevaras i sju år.
Källor
Artikeln är allmän information och ersätter inte rådgivning för just ditt företag. Belopp och regler gäller 2026 om inget annat anges.