Sammanfattning
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag. Övriga affärshändelser får bokföras senare, men i regel inom 45 dagar efter månadens utgång enligt BFN:s allmänna råd. Räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Bokföringslagen anger inte ett fast datum utan att bokföringen ska ske så snart det kan ske. BFN:s allmänna råd ger de tidsfrister som tillämpas i praktiken.
Tidsfrister
| Affärshändelse | Senast bokförd |
|---|---|
| Kontant betalning, in eller ut | Nästa arbetsdag |
| Betalning via bank eller kort | Inom 45 dagar efter månadens utgång |
| Kund- och leverantörsfakturor, fakturametoden | Inom 45 dagar efter månadens utgång |
| Företag med högst 30 verifikationer i månaden | Kan i vissa fall vänta till efter kvartalets utgång |
Momsdeklarationen sätter i praktiken en snävare gräns. Den som redovisar moms månadsvis behöver ha bokfört månaden innan deklarationen lämnas.
Grundbokföring och huvudbokföring
Grundbokföringen är registreringen i tidsordning, verifikation för verifikation. Huvudbokföringen är samma poster ordnade per konto. Ett bokföringsprogram gör båda i samma moment. I ett kalkylark måste båda gå att ta fram.
Arkivering
| Krav | Innehåll |
|---|---|
| Tid | Sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades |
| Plats | I Sverige, eller inom EU om informationen är tillgänglig utan dröjsmål |
| Form | Den form informationen hade när den kom in, eller överförd till annan form |
| Pappersoriginal | Får förstöras efter överföring till digital form (gäller sedan 1 juli 2024) |
Ett räkenskapsår som slutar den 31 december 2026 ska alltså sparas till och med den 31 december 2033.
Räkenskapsinformation omfattar verifikationer med underlag, grund- och huvudbokföring, årsbokslut eller årsredovisning, avtal av betydelse och systemdokumentation.
Systemdokumentation
Det ska finnas en beskrivning av hur bokföringen är organiserad: vilket program som används, vilka verifikationsserier som finns och vilken kontoplan som tillämpas. För ett litet företag räcker en sida.
Frågor och svar
Räcker det att programleverantören sparar underlagen?
Ansvaret ligger kvar på företaget. Kontrollera att data kan exporteras, till exempel som SIE-fil med bifogade underlag, och att den finns kvar om abonnemanget sägs upp.
Gäller kraven även enskild firma?
Ja. Alla näringsidkare med bokföringsskyldighet omfattas av samma tidsfrister och arkiveringsregler.
Källor
Artikeln är allmän information och ersätter inte rådgivning för just ditt företag. Belopp och regler gäller 2026 om inget annat anges.